Pedoman Tata Kelola • Klasifikasi Keamanan Arsip

Panduan, SOP & Regulasi Kearsipan Desa

Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan arsip desa, klasifikasi keamanan dan akses informasi publik, serta dasar hukum penyelenggaraan SIM-ARSIP.

Keamanan & Perlindungan Privasi

Klasifikasi Hak Akses Dokumen Arsip

Sesuai UU No. 14 Tahun 2008 (KIP), UU No. 43 Tahun 2009 (Kearsipan), dan UU No. 27 Tahun 2022 (PDP)

Tingkat 1 • Terbuka

Arsip Publik (Terbuka)

Meliputi Peraturan Desa (Perdes), Peraturan Kepala Desa, RPJMDes, RKPDes, ringkasan APBDes, pengumuman resmi, dan dokumentasi kegiatan yang wajib diumumkan secara berkala kepada masyarakat.

Tingkat 2 • Terbatas

Arsip Internal / Terbatas

Meliputi surat-menyurat kedinasan internal, notulensi rapat internal, dan berkas administrasi yang sedang dalam proses penyusunan. Akses salinan memerlukan permohonan resmi melalui loket PPID Desa.

Tingkat 3 • Rahasia / Dikecualikan

Arsip Privasi & Rahasia (PII)

Meliputi dokumen kependudukan individu (NIK/KK), warkah tanah perorangan, rekam medis/kesehatan, serta data pribadi warga. Tidak ditampilkan di portal publik dan dilindungi enkripsi penyimpanan.

Standar Pelayanan

Alur Layanan Akses & Legalisir Arsip Desa

Telusuri Katalog

Cari dokumen pada menu Katalog Arsip dan catat Nomor Arsip serta judul dokumen yang dibutuhkan.

Ajukan Permohonan

Untuk arsip publik yang memerlukan salinan resmi/legalisir, ajukan melalui formulir PPID Desa atau datang ke Sekretariat Desa.

Verifikasi Kewenangan

Petugas Kearsipan / Sekretaris Desa memeriksa klasifikasi keamanan dokumen dan kecocokan identitas pemohon.

Penyerahan & Pencatatan

Peminjaman atau penyerahan salinan dicatat secara tertib dalam buku Sirkulasi Arsip Digital.

Landasan Regulasi & Dasar Hukum

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Mengatur penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu, serta menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya.

Permendagri Nomor 47 Tahun 2016 tentang Administrasi Pemerintahan Desa Pedoman penataan buku administrasi umum, administrasi penduduk, administrasi keuangan, dan pembangunan desa.

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) Menjamin hak warga negara untuk memperoleh informasi publik sekaligus mengatur kategori informasi yang dikecualikan.

Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (PDP) Kewajiban pengendali data dalam melindungi dan menyamarkan data pribadi spesifik maupun umum milik warga desa.